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Protocole relatif à l’utilisation des renseignements personnels dans les décisions et dans leur affichage sur les sites Web

Le CTAC estime qu’il est important d’appuyer, dans la mesure du possible, une approche uniforme à l’égard de l’utilisation par les tribunaux administratifs de renseignements personnels dans leurs décisions et dans l’affichage de décisions sur leurs sites Web. Ce protocole est important pour les tribunaux administratifs qui adhèrent au principe de transparence de la justice ou dont la loi habilitante précise que leurs procédures sont d’intérêt public et qui affichent le texte intégral de leurs décisions écrites sur leur site Web.

Le CTAC considère que toute politique à cet égard devrait viser :

  • à établir un équilibre entre le principe de transparence de la justice et les préoccupations relatives à la protection des renseignements personnels des personnes qui se prévalent de leurs droits devant les tribunaux administratifs;
  • à proposer à ses membres un ensemble de principes applicables à la protection des renseignements personnels et en conformité desquels chaque tribunal administratif pourra adopter volontairement des mesures individuelles adaptées à ses besoins particuliers;
  • à éviter de placer les tribunaux administratifs dans l’obligation de préparer de multiples versions de leurs décisions;
  • à aider les tribunaux administratifs à déterminer dans quelle mesure ils doivent inclure des noms et des renseignements personnels spécifiques dans les motifs de leurs décisions.

En mai 2005, Le Conseil canadien de la magistrature a adopté le Protocole pour l’utilisation des renseignements personnels dans les jugements (Protocole du CCM). En mai 2009, le Forum pour les présidents des tribunaux administratifs (le Forum) a adopté une déclaration sur l’utilisation des renseignements personnels dans les décisions et l’affichage sur les sites Web (la Déclaration du Forum) par laquelle il recommande l’adoption du Protocole du CCM.

Le CTAC estime que le Protocole du CCM et la Déclaration du Forum constituent des guides utiles dans l’évaluation de la pertinence des renseignements personnels et de la nécessité de les indiquer à l’appui des motifs d’une décision. Ces deux documents reconnaissent clairement les avantages qu’il y a à permettre aux décideurs de procéder à cette évaluation. En décembre 2009, le Conseil d’administration a endossé et a adopté la Déclaration du Forum qui reflète une approche équitable, respectueuse du citoyen et pratique pour les tribunaux en établissant un équilibre entre le principe de transparence de la justice et les préoccupations relatives à la protection des renseignements personnels.

Le CTAC s’est inspiré de la Déclaration du Forum pour élaborer son protocole (le Protocole du CTAC) et il recommande à tous ses membres d’adhérer au Protocole du CCM et de l’appliquer dans les circonstances appropriées. Le Forum reconnaît aussi que le « protocole d’exclusion des robots informatiques » qui est respecté par les moteurs de recherche couramment utilisés sur Internet pour restreindre l’indexage général de documents spécialement identifiés et affichés sur les sites Web est un moyen technique acceptable pour assurer une protection équitable des renseignements personnels contenus dans les décisions rendues par les tribunaux administratifs et affichées sur leurs sites Web.

Tout en respectant le besoin légitime des tribunaux administratifs de développer des pratiques en tous points conformes aux préoccupations particulières liées aux procédures qu’ils administrent, le CTAC encourage tous les membres qui affichent le texte intégral de leurs décisions sur leur site Web à considérer l’opportunité de prendre l’ensemble ou certaines des mesures énoncées ci-après, s’ils adhèrent au principe de transparence de la justice ou si leur loi habilitante précise que leurs procédures sont d’intérêt public :

  • renvoyer, par hyperlien, leur site Web à la présente déclaration sur le site Web du Forum et au Protocole du CCM, affiché sur le site Web du Conseil canadien de la magistrature;
  • adopter le Protocole du CCM;
  • intégrer le Protocole du CCM à toute activité de formation offerte à leurs décideurs;
  • appliquer le « protocole d’exclusion des robots informatiques » à toutes les décisions intégrales qui contiennent des renseignements personnels et sont affichées sur leur site Web;
  • informer les personnes qui se prévalent de leurs droits devant eux du fait qu’ils affichent intégralement leurs décisions sur leur site Web. Ils utiliseront à cet effet leur site Web, les lettres administratives annonçant l’ouverture d’un dossier, les formulaires que les parties doivent remplir pour amorcer une procédure, etc.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter :